Doing リスト としてのタスク管理ソフト

2010-10-23 Sat に ライフハック研究会で ワールド・カフェを語りつくす に参加してきました。 (2010-10-23 Sat 名古屋ライフハック研究会 Vol.10ワールド・カフェでライフハックを語りつくす 全模造紙公開)

ワールド・カフェの形式に則って、 自由形式で「ライフハック」について話し合う機会が持てました。 また、最初に参加したグループ5名のうち、 TaskChuteなるタスク管理ソフトを使っている人が4名いた、という 偶然にしてもできすぎた条件で対話は続けられました。

今回は、僕のTaskChuteもどきの使い方を紹介しようと思います。 話を聞いていると、使っている4人それぞれが違う使い方をしているようなので、

こういった使い方をしているよ

ということも紹介致します。

どこかで

使い方の動画がほしい。キャプチャした画像だけでは予想できない。

というのもありましたが、まぁ、今あるもので。 そのうち、動画のキャプチャをして、動いているところを見ていただけるとわかりやすい、かもしれません。 先送りです。今は何もしません。

さて、僕が使っているTaskChuteもどきのツール画面は以下のようになります。 先日のワールド・カフェで考えさせられたことも、少し取り入れながら、実験運営中です。

ごちゃごちゃなんか表示されていますが、基本的にTaskChuteをパクっています。 青色のタイトル行よりも上が、全体の情報表示場所となり、 青色のタイトル行よりも下が、これから行うDoingリスト->実績の記録です。

これの良いところは、

• Doingリストに書いてあることしかやらない。だから、終了時間を予想できる。

に尽きます。 他は、終了予想時間に終えるためのサポートです。 見積時間だったり、タイマーの自動セットだったり、 現在の節の残りタスクが必要とする時間の自動計算だったり。

調子がよいと、 ちゃんと書いたタスクに従って1マスずつ潰していく様を目で確認できます。 調子が悪いと、 1つとしてタスクを勧めることができません。 真っ白なセルで、空白の「?」という消費タイプで実績を記録されます。 もう少し言うと、調子が悪いときは、タスクを15分単位以内に分解できていません。 分解が最低限できているかをチェックするために、時間の数直線(画像右下)を常に表示させています。

こんな画面を見ながら、普段作業しています。 やはり15分と設定自体に無理があるんですかね。

ワールド・カフェしてみる? - 名古屋ライフハック研究会イベントへのご案内

2010-10-23 Satに 名古屋ライフハック研究会Vol.10 が催されます。 「ワールド・カフェでライフハックを語りつくす」そうです。

ワールドカフェ? ライフハック? 横文字だらけの謎の告知ですので、それぞれちょっと意味を調べてまとめてみました。

ワールド・カフェとは

ワールド・カフェというのは会話をやりとりする方法の名前のようです。 一方的に話すならスピーチ、 ひたすら聞かされるなら鑑賞会、 みんなで話すならおしゃべり。 そういったレベルで「カフェでおしゃべりするようにリラックスして話し合う」方法みたいです。 「話し合う」というだけあって、「話すだけ」「聞くだけ」じゃなくて、「聞いて・話す」というインプットとアウトプットができるそうです。 1つの事について人と話すとき、バランス良く互いに話し合うのは難しいと感じているので、楽しみな手法です。

前に一度ワールド・カフェのイベントに参加したとき、面白い体験をしました。 ワールド・カフェでは、途中で席替えして別のグループと話し続けるのです。 言ってみれば、お酒のない合コンみたいなものでしょうか。 もしそうなら、席取りは重要ですね。

ライフハックとは

いきなり出てきた単語ですが、ライフハックとは何なのでしょう? どんな意味なんでしょうか? このブログも無意識に「ライフハック」という単語を使っていますが、改めて調べてみました。

Webで調べてみると、 ライフハック(lifehack, life hack)という用語はとは、2004-2005年頃に出始めた用語で、 もともとはコンピュータ技術者が、大量にあるデータをより効率的に処理するために工夫したことから始まったようです。 「正式な方法で処理すると時間がかかるので、略式ながらも大体の要望を満たす方法を使う」というニュアンスがあります。 (wikipediaを参考に適当に意訳・超訳しました。)

時間が経つに従って、そのlifehackという用語の意味が広がり、

日々の生活の質をちょっと良くする工夫

まで表現するようになりました。 例えば、今までライフハック(lifehack)として見たこと/読んだことがあるものは、以下のものがあります。

• 仕事術
  • タスク管理
    • GTD
  • スケジュール管理
    • 手帳術
  • コンピュータを便利に使う設定
  • 携帯電話やiPhoneなどの機械を効率的に使う方法
• 暮らしの中でのちょっとした工夫
  • おばあちゃんの知恵袋的な知識

「なんでもあり」といった状況で、実に雑多です。

このようにライフハックにもいろいろな意味がありますが、 僕はこれら全部をまとめて「ライフハック」と一言で呼んでいます。 意味も1つにまとめようとすると「ライフハック=日々の生活を良くする工夫」でしょうか。 そもそも工夫するのは、 「工夫して浮かせた時間で家族と一緒に過ごせて良かった」とか 「仕事の手間を減らせて少し楽になった」とか 「いつも失敗するところで、やり直しの回数が減った。良かった」とか 「この方法で掃除したら、いつもより綺麗にできて良い気分」というように、 自分が満足・納得できる事柄を増やしたいからだと思います。 おそらく皆さんが普段日頃からしている事じゃないでしょうか。

このように、ライフハックとは「皆さんが日頃している"工夫"」なのです。 そういった工夫にわざわざ「ライフハック」という名前をつけて、名古屋ライフハック研究会で発表して、 苦労も方法も共有しています。 今までは、自分自身で試行錯誤するか、先輩の技を見て盗むかしかなかったことを、 積極的に発表して共有しようとしているわけです。 例えば

こんなことで困っているのですが、皆さんはどうしてますか?

とか

これに挑戦しているのですが、ここで困っています。皆さんはどうしてますか?

という困り事に対して、

私はこんな感じでやっているよ。

と誰かが応えてくれたら幸運で、

別の方法で似たことに挑戦しているが、やはり同じ所で困っている

という返答があったりします。 そうすると、

これ気がつかなかったなぁ。良い方法だ。まねしてみよう。

とか

やっぱり苦労しているのは自分だけじゃないのだな。

他には

こういう考え方もアリか。それなら問題ですらなくなるな。ダメ元で試してみよう。

など、感想やら、帰宅してから挑戦してみることが得られます。

ワールド・カフェとライフハックでできるもの

このような自分の生活に密着した工夫=ライフハックについて、集まって話し合ってみませんか? 自分一人で考えている時とは、ちょっと違った見方ができるかもしれません。 人の話を聞いて

そういう方法があるのか。試してみよう。

ということもあるでしょうし、逆に

そこで失敗する人がいるのか。想像すらできなかったな。

と思うときもあるかもしません。 また、

人に聞かれて自分で話してみて、初めて「自分も工夫している」と気付いた。

という発見もあれば、

難しそうな機械を使ってても、苦労するところはやっぱり苦労しているのね。

といった悟りが開けるかもしれません。

また、後になって

こういうことをやってみたのだが・・・

と相談できる仲間を作るチャンスでもあります。 参加されるみなさんそれぞれが、自分自身の日々の生活を少しでも良くしようと工夫されている方々なので、

そんなことまじめに考えて質問してくるなんて・・・

と変人扱いされて引かれる心配も減ります。 経験上、惹かれるよりも引かれることが多いです。 結構これは大きい大事なポイントだと思います。

そんなわけで

2010-10-23 Sat の ワールド・カフェでライフハックを語り尽くす では、遠慮しないで思う存分ライフハックについて話せるぞ、 と楽しみにしています。 みなさんもいかがですか? 詳しくは こちら からどうぞ。

仕事は時限爆弾の投げ合い? -シングルタスク処理のサブルーチン -

これも 前回の GTDのフローチャートにある2つの階層 と同じで、参加した 「GTD勉強会@nagoya」nomicoさん×名古屋ライフハック研究会 で示唆していただいた内容のメモです。

GTDのワークフローを使って物事を処理するとき、 特にその対象をシングルタスクに限定するとき、 少し面白い話になります。 爆弾のジャグリングです。 先に言っておきますが、ジャグリングはできません。 お手玉は3つが限界です。

さて、導火線に火がついていてバチバチと火花をちらしている爆弾を、 右から左へ、また左から右へと回していくゲームに似ているのです。 今風の時限爆弾なら、残り時間の表示が一秒ずつ減っているゲージをみながら、 自分の場所で爆発しないように回し合っているようなものです。

投げ合う図は、こんな感じです。

「自分の場所で爆発しないように」というのは条件が二つあって、

• 爆発装置自体を止める

もしくは

• 他人のところで爆発する

のどちらかになれば良いのです。 それで、このゲームは勝てます。

これをタスク処理に対応させようとしたら(爆弾=仕事と置き換えるとしたら)、

• タスクを完了させる

もしくは

• 他人の責任のところでトラブルが起こる

のどちらかになれば良いのです。 そうすれば、タスク管理版でも負けることはありません。 少なくともトラブルが起こっても自分の責任ではありません。 自分がすべき領域で起こったトラブルではないので。

非常に後ろ向きな解釈ですが、 爆弾=仕事とみなして自分の周りの人と回し合う、 そんなゲームが仕事だと見ることができます。 ではその仕事とGTDのフローチャートには何か関係があるのでしょうか? 関係はあるにはあります。

次のフローチャートを見て下さい。 これは、GTDでシングルタスクをどのリストに分類するかを示しています。

これはシングルタスクを

• 2min rule
• Waiting for
• Calendar
• Next actions

のどれかに所属させる一連の定型作業です。 Next actionsは赤色に、Calendarは黄色に、Waiting forは緑になっています。 ここでは、責任の所在を色であらわしています。

リスト名	色	責任の所在
Waiting for	緑	相手
Calendar	黄	時期が来たら自分
Next actions	赤	自分

お願いして Waiting for に登録した仕事が終わらなかったら、相手の責任になります。 監督責任とかリマインドの責任はおいといて。 自分はokなので緑色で。 Calendarに書いた仕事は、時期が来ても終わらなかったら、自分の責任になります。 もうすぐ危なくなるので黄色で。 Next actionsに書いておいた仕事は、やらなかったら自分の責任になります。 これは、自分がダメなので赤色です。

上のフローチャートでは、今言った3つのリストの他に2分ルールを適用して片付ける場合があります。 今この2分で終わらせて忘れてしまう方が、 他の選択(Waiting forへ登録/Calendarへ登録/Next actionへ登録)より、楽だからです。 手間を減らすためのショートカットだと考えれば問題ありません。 なんだったら2分ルールでこなすモノを全てNext actionsに登録しても良いはずです。 (相手にお願いすることではないし、特定の日時にすべきことでもないので)。

話を表にまとめたリストと色と責任の所在との関係に戻します。 自分のリストにあるタスク(Next actions)を黙々とこなして消し込んでいくことは、 自分の陣地(赤)にあるカウントダウン中の爆弾を解除していくことに相当します。 他人に仕事をお願いする(Waiting for)のは、爆弾を相手の陣地(緑)へ投げることに相当します。 このとき、爆弾は新鮮なうちに(!)投げなければいけません。 長い間ほったらかしにして自動でカウントダウンされていて、いざ投げようとしたら爆発、ということもありますから。 または、投げ返されて落下した瞬間に爆発!ということも考えられます。 いずれにせよ、投げるなら新鮮な爆弾に限ります。 相手に投げた後は、自分の責任ではありません。赤色の領域ではありませんから。

残るは特定の時期にやらなければ行けないこと(Calendar)ですが、 これは「解体日が決まっている爆弾(カウントダウン中)」の処理になります。 予定日に信管を抜いて処理しないといけません。 特定の時期(予定日)が近づくと、責任の所在が自分の領域(赤)へと向かってきて危険なので 注意を喚起する黄色で塗ってあります。 予定日になっても爆弾処理しないでいたら、そしてそれが爆発してしまったら、 自分の責任として大変なことになりますから。 信号でも青->黄->赤と変化するように、 Calendarにあるモノは時間が経つと、勝手に予定日(黄色)から自分の責任(赤色)へと変化するのです。 放っておいたら自分の責任下に勝手にやってきます。危険です。

このゲームで生き残るにはこんな方針が必要になるでしょうか。

• 2分ルールで消せる爆弾はあまり考えずに消していく
• 爆弾を緑色の領域に放り込む
• 黄色の領域にある爆弾は、赤色からの距離を測定してチェック
• 赤色の領域にある爆弾はひたすら消し込む

シングルタスクに話をもどすと、あたりまえな方針になります。

• 2分ルールで処理できるものは余り考えずに処理する
• 他人にお願いしてWaiting forへ
• Calendarは、期日までの時間をチェックする
• Next actionsはひたすらこなす

こうして書いてみると、シングルタスクに対して非常に当たり前な方針を得ることができました。 退屈になったとき、 タスク管理を「他人と爆弾でジャグリング」と考えると、 ちょっとスリリングなひとときが過ごせるかもしれません。