GTDは選別するフィルター

「nomicoさんが名古屋にやってきてGTDの話をするよ」 ということで参加してきました。 2010-09-18 Sat のことです。 それから約1週間ほど時間が経ち、少し落ち着いてきました。 そのとき受け取ったヒントをどうにかして文字として残しておきたい、と思い、キーボードを叩いています。 その後、自分がどう咀嚼して血肉にできているか、という記録です。 残念ながら、これは開催記録ではありません。

ある人が言っていました。

GTDはGet Things Doneであって、
Get Everything Doneじゃない。

何を使っても、全てをこなすことは難しい。 この言葉は、自分にはあてはまりそうです。

できないならどうするのか? 選ぶわけです。

例えば、あれもこれも欲しいが全ては買えない。 そんなとき僕は選ぶという行動をとるわけです。

• 物欲をチェック、身体が震えるほどだろうか?
• 必要かをチェック、ただ欲しいだけなのだろうか?
• 使いどころをチェック、買って実際に使えるだろうか?
• 見た目をチェック、ダサくて見る度に滅入らないだろうか?
• デザイナーをチェック、崇拝中のあの人だろうか?
• 出品者をチェック、評判は悪くないだろうか?
• 会社をチェック、ひいきにしてるところだろうか?
• 口コミをチェック、落とし穴はないだろうか?
• 色をチェック、景観を害さないだろうか?
• サイズをチェック、入るだろうか?
• 価格をチェック、買えるだろうか?
• お財布をチェック?

メールの返信でも同じ事です。

• メールマガジンは受信箱から「あとで読む」フォルダに自動的に移動。
• このキーワードを含むメールは「**関連」フォルダに自動的に移動。
• あのドメインからのメールは迷惑メールに指定、と。
• あの人からのメールは、赤の太字で表示。すぐに返信できるように。

受信箱に生き残ったメールから返信していきます。

これをタスク管理に当てはめると、 GTDの処理プロセスはその「選ぶ」という作業をサポートしてくれる道具となります。 仕事を進める時に使える、出来合いのフィルターなんです。 ある事柄に関して判断すること、これは仕事の一部分です。 その判断に割く時間・負担を少し分担できるとGTDは言います。 「判断ではフィルターを使って楽をしよう」と、そして「フィルターはGTDの既製品を利用しよう」という話です。

収集された「気になるもの」に対してこんなことをします。

• これは必要だろうか?必要じゃなければゴミでいいや。
• これは実行可能だろうか?無理なら資料に放り込もう。
• これはさしあたり今考えなくて良いだろうか?いいならSomeday/Maybeリストに書くだけにしよう。

このようにフィルタリングされて残った「気になること」は「処理が必要な気になるもの」になります。 処理というのは、自分か誰か何かの行動だったりするわけです。 「時間が過ぎるのを待つ」という行動も処理かもしれません。

では、必要な処理はなんだ? …と考える前に「面倒かどうか?」=「完了には複数ステップのタスクが必要か?」という魔の質問があります。 「面倒」だとProjectリストに書いて、それから「次する行動は何か?」を決めます。 「面倒じゃない=簡単=1ステップで完了する」場合だと、いきなり「次する行動は何か?」を決めます。 ここはゴニョゴニョするので、次回以降に回してスキップします。 とりあえず最終的に出てくるのは、「次する行動は何か?」という質問に対する回答である、「~する」という"次する行動"です。

さて、次する行動は何か? このシングルアクションについて、これからフィルタリングで分類します。

• 次の行動は、2分以内に終わるか?終わるなら今2分でやってここで終わらせてしまえ。
• 次の行動は、「待つ」だけか?「待つ」だけならWaiting forリストに登録して然るべき時まで忘れてしまえ。
• 次の行動は、期日があるか?期日があるならそれをカレンダーに書け。
• 残ったものは全部NextActionリストに放り込め。

処理プロセスは以上。

など意味不明のことを、GTDのワークフローは申しております。 そんな気がしてきました。

2010-05-22 Sat. 名古屋ライフハック×美崎栄一郎 アナログ＆デジタル仕事術 参加記録

毎回代わり映えのしないタイトルですが、相変わらずこれで。 参加記録というよりも、観察記録になってしまった気がします。

とうとう名古屋ライフハック研究会も8回目となりました。 今回のゲストは、美崎栄一郎さんでした。 50名前後の定員が満員となってました。 大人気ですね。 休憩中も美崎さんの著書にサインを待つ人の列が途切れませんでした。 本当に大人気ですね。 美崎さんはちゃんと休憩できてたんでしょうか?

さて、例によって今回のセミナーでも4つの目標を設定してました。 うち3つはセミナー内容から回答が得られ、残りの一つは「セミナーで得るものではない」と納得して、めでたく全て達成としました。 ということで、3つの目的について得たものをメモ。

• ノートの取り方
  • 極端な話、何でも良い
  • 目的のアウトプットをしやすいように
  • 続けやすい方法で
• アナログとデジタルに代表される手法の選択
  • やりやすい方でやれば良い
    • どちらが速いか
    • どちらが得意か
    • どちらが続けやすいか
• チャンスの拾い方
  • 相手の目的を予想して、相手が使いやすいようにこちらで調整する

あとは、 トレンドたまごの取材を受けた話についてやたらメモが残っています。 どうやらそこが興味のあったところなのでしょう。たぶん。 後は似顔絵の描き方とか。

一番面白かったのは、以下のような話をされたときでした。

「本に書いていることや、講演で話していることが普通過ぎる」とか言われても困る。 多くの人に話が通じるように、ごく一般的な内容にまで落とし込んでいるのだから。 自分が実際に使っている、特定の仕事、特定の環境での利用法をそのまま利用してもらえる訳がないのだから。

正直です。 身も蓋もないまでに正論です。 興味深かったのもありますが、この発言は気に入りました。

初めて美崎さんのセミナーに参加したのですが、 美崎さんは

今あるチャンスをできるだけ増やしたい。 そのために、周りの人を自分が知って、周りの人に自分を知ってもらって、 回ってきたチャンスを周りの人に返していきたい。

といった趣旨の願いを持っているそうです。 そして美崎さんのノート術・仕事術は全てこの目的・願いを達成するための 手段・ツールとしてしているとのことです。 どの手段・ツールを使うかといったら、

必要なことを、速く、楽に、永くできるもの

を選ぶようです。 理由は「続けられないと意味がないから=続けられないと効かないから」だそうです。

セミナーも終了し、今回も希望者10名によるライトニングトークがあったのですが、ここで美崎メソッド発動。 後で発表者それぞれに、発表に関するコメントを添えたオリジナルイラストを作って渡していました。 こんなものを受け取った日には、「忘れろ」という方が難しい。 セミナー前半で

人の記憶に記録する

と説明されていたことを、目の前で実践されてました。 言行が一致しています。

ここで注目すべきはその手際の良さです。 5分という短い発表時間中に、発表のポイントをつかみながら、スタンプを押し、発表者の似顔絵のイラストを描き、更に内容のコメントを付け加える必要があるので当然でしょう。 それだけの作業をさくさくとこなすのを見たら、何回も繰り返し行ってきたことを容易に想像させます。 継続されているんでしょうね。

また、カードを「サインをもらいに来た人達」だけに贈るのではなく、「発表をした人達」にも贈るところにも方針の一貫性が見られます。 美崎さんは「できるだけたくさんの人に覚えてもらいたい」という目的を達成しようとするために、 「場を共有している」という利点を最大限に利用しています。 アクセスできるチャンスを活かしてます。

イラストを贈るタイミングも、発表した直後=緊張した直後=記憶に残るとき、と効果的に使われています。 できるだけ多くの「カード渡した人」に覚えていて欲しい。 それが目的ならば、できるだけ多くの人にカードを渡し、できるだけ高いの割合で人に覚えてもらえるように渡し方をセッティングする。 そのように考えたとすれば、一つ一つの選択と行動が目的につながっています。 確認された行動が理に適っています。

と、いうことを考えながらイベントは終わり、懇親会へ。 今回の懇親会もも40名以上が参加するという大盛況ぶり。 混沌という名に相応しい懇親会だったと思います。 ある男の人は終わり頃には声がかれていて「一体なにをしたのか?」と思ってしまいました。 いつも通りのはしゃぎっぷりが心地よいです。 相変わらず楽しい集団でした。

当日 講演していただいた美崎さん、 そして参加していただいた皆さん、 お話しいただいた方々、ありがとうございました。

1日20時間で予定を立てる

本当に久しぶりにblogを更新しています。 この間にもいろいろ楽しいことが有りましたが、書いていませんね。

さて、最近自分で挑戦しているのは、

• 一日の予定を20時間に収めることができないか

ということです。 まぁ、タスクカテゴリとしては「生活」と「仕事」のみでの話なんですが。

こんな事をしようと思ったのは、タスクシュートもどきで一日の予定を見ていたら、 見積もりが30時間を超える日が連続したので、

これはどうにもならない 節約する方向では無理だ。0からもう一度必要なものを選び直そう。

と思ったからです。 タスクシュートもどきも、タスクの繰り返し機能を有していたので、 タスクが次から次へと増えていくという有様でした。 裁ききれるのならタスクは多いに越したことはないのですが、 残念ながら1日にタスクに割り振れる時間とエネルギーには限度がありますので。 このあたりの話のロジックは、家計の管理と似ているかもしれません。 あまりにも出費が多いのなら、少々の節約では焼け石に水です。 その場合は、再度「必要かどうか」で振り分け直さなければいけません。

で、どうして1日24時間じゃなくて20時間で タスクを収めようとしたのかといいますと、 これは予備時間として確保しておきたいからです。 24時間の8割が大体20時間というアバウトな計算です。 大体予定通りに物事はこなせませんし、突発でくるものもあります。 それらに対応するためにも必要なバッファーの時間、 そして、運良くそれらを消費し切らなければ、 本を読んだり、運動したり、勉強したり、スクリプトを改良したり と遊ぶ時間に費やせるわけです。 できればそんな時間を少し持ってから、床に就きたいと考えているところです。 寝る前に是非目を通しておきたい本が何冊かあるので、そういったことをしたい わけです。

本日やっと実験できそうで、今日のタスクを

• 睡眠
• 食事(朝食、昼食、夕食)
• 風呂

のみにして予定を組んだら、随分と時間が余るように見えてます。 それから必要な作業を一つ一つ選び出して追加しています。 (といった先から、昨日途中で終わったRapid Weekly Reviewが入っていますが)

ただ、平日にこんな試みはちょっと怖くてできません。 ということで、日曜の今日にちょと試しています。 今日はすでに突発で2つ用事がありましたが、それなりにこなせてますし、 休憩する時間をちゃんと確保できています。 少し試してみてうまくいったら、また平日バージョンにも適用して 自分の活動サイクルに合わせたギアの組み合わせを探したいところです。

日々のタスクに追われているような錯覚を覚えたとき、 ひょっとしたらこんな方法も悪くないのだろうな、と思います。