ある人が言っていました。
GTDはGet Things Doneであって、
Get Everything Doneじゃない。
何を使っても、全てをこなすことは難しい。 この言葉は、自分にはあてはまりそうです。
できないならどうするのか? 選ぶわけです。
例えば、あれもこれも欲しいが全ては買えない。 そんなとき僕は選ぶという行動をとるわけです。
- 物欲をチェック、身体が震えるほどだろうか?
- 必要かをチェック、ただ欲しいだけなのだろうか?
- 使いどころをチェック、買って実際に使えるだろうか?
- 見た目をチェック、ダサくて見る度に滅入らないだろうか?
- デザイナーをチェック、崇拝中のあの人だろうか?
- 出品者をチェック、評判は悪くないだろうか?
- 会社をチェック、ひいきにしてるところだろうか?
- 口コミをチェック、落とし穴はないだろうか?
- 色をチェック、景観を害さないだろうか?
- サイズをチェック、入るだろうか?
- 価格をチェック、買えるだろうか?
- お財布をチェック?
メールの返信でも同じ事です。
- メールマガジンは受信箱から「あとで読む」フォルダに自動的に移動。
- このキーワードを含むメールは「**関連」フォルダに自動的に移動。
- あのドメインからのメールは迷惑メールに指定、と。
- あの人からのメールは、赤の太字で表示。すぐに返信できるように。
受信箱に生き残ったメールから返信していきます。
これをタスク管理に当てはめると、 GTDの処理プロセスはその「選ぶ」という作業をサポートしてくれる道具となります。 仕事を進める時に使える、出来合いのフィルターなんです。 ある事柄に関して判断すること、これは仕事の一部分です。 その判断に割く時間・負担を少し分担できるとGTDは言います。 「判断ではフィルターを使って楽をしよう」と、そして「フィルターはGTDの既製品を利用しよう」という話です。
収集された「気になるもの」に対してこんなことをします。
- これは必要だろうか?必要じゃなければゴミでいいや。
- これは実行可能だろうか?無理なら資料に放り込もう。
- これはさしあたり今考えなくて良いだろうか?いいならSomeday/Maybeリストに書くだけにしよう。
このようにフィルタリングされて残った「気になること」は「処理が必要な気になるもの」になります。 処理というのは、自分か誰か何かの行動だったりするわけです。 「時間が過ぎるのを待つ」という行動も処理かもしれません。
では、必要な処理はなんだ? …と考える前に「面倒かどうか?」=「完了には複数ステップのタスクが必要か?」という魔の質問があります。 「面倒」だとProjectリストに書いて、それから「次する行動は何か?」を決めます。 「面倒じゃない=簡単=1ステップで完了する」場合だと、いきなり「次する行動は何か?」を決めます。 ここはゴニョゴニョするので、次回以降に回してスキップします。 とりあえず最終的に出てくるのは、「次する行動は何か?」という質問に対する回答である、「~する」という"次する行動"です。
さて、次する行動は何か? このシングルアクションについて、これからフィルタリングで分類します。
- 次の行動は、2分以内に終わるか?終わるなら今2分でやってここで終わらせてしまえ。
- 次の行動は、「待つ」だけか?「待つ」だけならWaiting forリストに登録して然るべき時まで忘れてしまえ。
- 次の行動は、期日があるか?期日があるならそれをカレンダーに書け。
- 残ったものは全部NextActionリストに放り込め。
処理プロセスは以上。
など意味不明のことを、GTDのワークフローは申しております。 そんな気がしてきました。
