Doing リスト としてのタスク管理ソフト

2010-10-23 Sat に ライフハック研究会で ワールド・カフェを語りつくす に参加してきました。 (2010-10-23 Sat 名古屋ライフハック研究会 Vol.10ワールド・カフェでライフハックを語りつくす 全模造紙公開)

ワールド・カフェの形式に則って、 自由形式で「ライフハック」について話し合う機会が持てました。 また、最初に参加したグループ5名のうち、 TaskChuteなるタスク管理ソフトを使っている人が4名いた、という 偶然にしてもできすぎた条件で対話は続けられました。

今回は、僕のTaskChuteもどきの使い方を紹介しようと思います。 話を聞いていると、使っている4人それぞれが違う使い方をしているようなので、

こういった使い方をしているよ

ということも紹介致します。

どこかで

使い方の動画がほしい。キャプチャした画像だけでは予想できない。

というのもありましたが、まぁ、今あるもので。 そのうち、動画のキャプチャをして、動いているところを見ていただけるとわかりやすい、かもしれません。 先送りです。今は何もしません。

さて、僕が使っているTaskChuteもどきのツール画面は以下のようになります。 先日のワールド・カフェで考えさせられたことも、少し取り入れながら、実験運営中です。

ごちゃごちゃなんか表示されていますが、基本的にTaskChuteをパクっています。 青色のタイトル行よりも上が、全体の情報表示場所となり、 青色のタイトル行よりも下が、これから行うDoingリスト->実績の記録です。

これの良いところは、

• Doingリストに書いてあることしかやらない。だから、終了時間を予想できる。

に尽きます。 他は、終了予想時間に終えるためのサポートです。 見積時間だったり、タイマーの自動セットだったり、 現在の節の残りタスクが必要とする時間の自動計算だったり。

調子がよいと、 ちゃんと書いたタスクに従って1マスずつ潰していく様を目で確認できます。 調子が悪いと、 1つとしてタスクを勧めることができません。 真っ白なセルで、空白の「?」という消費タイプで実績を記録されます。 もう少し言うと、調子が悪いときは、タスクを15分単位以内に分解できていません。 分解が最低限できているかをチェックするために、時間の数直線(画像右下)を常に表示させています。

こんな画面を見ながら、普段作業しています。 やはり15分と設定自体に無理があるんですかね。

ワールド・カフェしてみる? - 名古屋ライフハック研究会イベントへのご案内

2010-10-23 Satに 名古屋ライフハック研究会Vol.10 が催されます。 「ワールド・カフェでライフハックを語りつくす」そうです。

ワールドカフェ? ライフハック? 横文字だらけの謎の告知ですので、それぞれちょっと意味を調べてまとめてみました。

ワールド・カフェとは

ワールド・カフェというのは会話をやりとりする方法の名前のようです。 一方的に話すならスピーチ、 ひたすら聞かされるなら鑑賞会、 みんなで話すならおしゃべり。 そういったレベルで「カフェでおしゃべりするようにリラックスして話し合う」方法みたいです。 「話し合う」というだけあって、「話すだけ」「聞くだけ」じゃなくて、「聞いて・話す」というインプットとアウトプットができるそうです。 1つの事について人と話すとき、バランス良く互いに話し合うのは難しいと感じているので、楽しみな手法です。

前に一度ワールド・カフェのイベントに参加したとき、面白い体験をしました。 ワールド・カフェでは、途中で席替えして別のグループと話し続けるのです。 言ってみれば、お酒のない合コンみたいなものでしょうか。 もしそうなら、席取りは重要ですね。

ライフハックとは

いきなり出てきた単語ですが、ライフハックとは何なのでしょう? どんな意味なんでしょうか? このブログも無意識に「ライフハック」という単語を使っていますが、改めて調べてみました。

Webで調べてみると、 ライフハック(lifehack, life hack)という用語はとは、2004-2005年頃に出始めた用語で、 もともとはコンピュータ技術者が、大量にあるデータをより効率的に処理するために工夫したことから始まったようです。 「正式な方法で処理すると時間がかかるので、略式ながらも大体の要望を満たす方法を使う」というニュアンスがあります。 (wikipediaを参考に適当に意訳・超訳しました。)

時間が経つに従って、そのlifehackという用語の意味が広がり、

日々の生活の質をちょっと良くする工夫

まで表現するようになりました。 例えば、今までライフハック(lifehack)として見たこと/読んだことがあるものは、以下のものがあります。

• 仕事術
  • タスク管理
    • GTD
  • スケジュール管理
    • 手帳術
  • コンピュータを便利に使う設定
  • 携帯電話やiPhoneなどの機械を効率的に使う方法
• 暮らしの中でのちょっとした工夫
  • おばあちゃんの知恵袋的な知識

「なんでもあり」といった状況で、実に雑多です。

このようにライフハックにもいろいろな意味がありますが、 僕はこれら全部をまとめて「ライフハック」と一言で呼んでいます。 意味も1つにまとめようとすると「ライフハック=日々の生活を良くする工夫」でしょうか。 そもそも工夫するのは、 「工夫して浮かせた時間で家族と一緒に過ごせて良かった」とか 「仕事の手間を減らせて少し楽になった」とか 「いつも失敗するところで、やり直しの回数が減った。良かった」とか 「この方法で掃除したら、いつもより綺麗にできて良い気分」というように、 自分が満足・納得できる事柄を増やしたいからだと思います。 おそらく皆さんが普段日頃からしている事じゃないでしょうか。

このように、ライフハックとは「皆さんが日頃している"工夫"」なのです。 そういった工夫にわざわざ「ライフハック」という名前をつけて、名古屋ライフハック研究会で発表して、 苦労も方法も共有しています。 今までは、自分自身で試行錯誤するか、先輩の技を見て盗むかしかなかったことを、 積極的に発表して共有しようとしているわけです。 例えば

こんなことで困っているのですが、皆さんはどうしてますか?

とか

これに挑戦しているのですが、ここで困っています。皆さんはどうしてますか?

という困り事に対して、

私はこんな感じでやっているよ。

と誰かが応えてくれたら幸運で、

別の方法で似たことに挑戦しているが、やはり同じ所で困っている

という返答があったりします。 そうすると、

これ気がつかなかったなぁ。良い方法だ。まねしてみよう。

とか

やっぱり苦労しているのは自分だけじゃないのだな。

他には

こういう考え方もアリか。それなら問題ですらなくなるな。ダメ元で試してみよう。

など、感想やら、帰宅してから挑戦してみることが得られます。

ワールド・カフェとライフハックでできるもの

このような自分の生活に密着した工夫=ライフハックについて、集まって話し合ってみませんか? 自分一人で考えている時とは、ちょっと違った見方ができるかもしれません。 人の話を聞いて

そういう方法があるのか。試してみよう。

ということもあるでしょうし、逆に

そこで失敗する人がいるのか。想像すらできなかったな。

と思うときもあるかもしません。 また、

人に聞かれて自分で話してみて、初めて「自分も工夫している」と気付いた。

という発見もあれば、

難しそうな機械を使ってても、苦労するところはやっぱり苦労しているのね。

といった悟りが開けるかもしれません。

また、後になって

こういうことをやってみたのだが・・・

と相談できる仲間を作るチャンスでもあります。 参加されるみなさんそれぞれが、自分自身の日々の生活を少しでも良くしようと工夫されている方々なので、

そんなことまじめに考えて質問してくるなんて・・・

と変人扱いされて引かれる心配も減ります。 経験上、惹かれるよりも引かれることが多いです。 結構これは大きい大事なポイントだと思います。

そんなわけで

2010-10-23 Sat の ワールド・カフェでライフハックを語り尽くす では、遠慮しないで思う存分ライフハックについて話せるぞ、 と楽しみにしています。 みなさんもいかがですか? 詳しくは こちら からどうぞ。

仕事は時限爆弾の投げ合い? -シングルタスク処理のサブルーチン -

これも 前回の GTDのフローチャートにある2つの階層 と同じで、参加した 「GTD勉強会@nagoya」nomicoさん×名古屋ライフハック研究会 で示唆していただいた内容のメモです。

GTDのワークフローを使って物事を処理するとき、 特にその対象をシングルタスクに限定するとき、 少し面白い話になります。 爆弾のジャグリングです。 先に言っておきますが、ジャグリングはできません。 お手玉は3つが限界です。

さて、導火線に火がついていてバチバチと火花をちらしている爆弾を、 右から左へ、また左から右へと回していくゲームに似ているのです。 今風の時限爆弾なら、残り時間の表示が一秒ずつ減っているゲージをみながら、 自分の場所で爆発しないように回し合っているようなものです。

投げ合う図は、こんな感じです。

「自分の場所で爆発しないように」というのは条件が二つあって、

• 爆発装置自体を止める

もしくは

• 他人のところで爆発する

のどちらかになれば良いのです。 それで、このゲームは勝てます。

これをタスク処理に対応させようとしたら(爆弾=仕事と置き換えるとしたら)、

• タスクを完了させる

もしくは

• 他人の責任のところでトラブルが起こる

のどちらかになれば良いのです。 そうすれば、タスク管理版でも負けることはありません。 少なくともトラブルが起こっても自分の責任ではありません。 自分がすべき領域で起こったトラブルではないので。

非常に後ろ向きな解釈ですが、 爆弾=仕事とみなして自分の周りの人と回し合う、 そんなゲームが仕事だと見ることができます。 ではその仕事とGTDのフローチャートには何か関係があるのでしょうか? 関係はあるにはあります。

次のフローチャートを見て下さい。 これは、GTDでシングルタスクをどのリストに分類するかを示しています。

これはシングルタスクを

• 2min rule
• Waiting for
• Calendar
• Next actions

のどれかに所属させる一連の定型作業です。 Next actionsは赤色に、Calendarは黄色に、Waiting forは緑になっています。 ここでは、責任の所在を色であらわしています。

リスト名	色	責任の所在
Waiting for	緑	相手
Calendar	黄	時期が来たら自分
Next actions	赤	自分

お願いして Waiting for に登録した仕事が終わらなかったら、相手の責任になります。 監督責任とかリマインドの責任はおいといて。 自分はokなので緑色で。 Calendarに書いた仕事は、時期が来ても終わらなかったら、自分の責任になります。 もうすぐ危なくなるので黄色で。 Next actionsに書いておいた仕事は、やらなかったら自分の責任になります。 これは、自分がダメなので赤色です。

上のフローチャートでは、今言った3つのリストの他に2分ルールを適用して片付ける場合があります。 今この2分で終わらせて忘れてしまう方が、 他の選択(Waiting forへ登録/Calendarへ登録/Next actionへ登録)より、楽だからです。 手間を減らすためのショートカットだと考えれば問題ありません。 なんだったら2分ルールでこなすモノを全てNext actionsに登録しても良いはずです。 (相手にお願いすることではないし、特定の日時にすべきことでもないので)。

話を表にまとめたリストと色と責任の所在との関係に戻します。 自分のリストにあるタスク(Next actions)を黙々とこなして消し込んでいくことは、 自分の陣地(赤)にあるカウントダウン中の爆弾を解除していくことに相当します。 他人に仕事をお願いする(Waiting for)のは、爆弾を相手の陣地(緑)へ投げることに相当します。 このとき、爆弾は新鮮なうちに(!)投げなければいけません。 長い間ほったらかしにして自動でカウントダウンされていて、いざ投げようとしたら爆発、ということもありますから。 または、投げ返されて落下した瞬間に爆発!ということも考えられます。 いずれにせよ、投げるなら新鮮な爆弾に限ります。 相手に投げた後は、自分の責任ではありません。赤色の領域ではありませんから。

残るは特定の時期にやらなければ行けないこと(Calendar)ですが、 これは「解体日が決まっている爆弾(カウントダウン中)」の処理になります。 予定日に信管を抜いて処理しないといけません。 特定の時期(予定日)が近づくと、責任の所在が自分の領域(赤)へと向かってきて危険なので 注意を喚起する黄色で塗ってあります。 予定日になっても爆弾処理しないでいたら、そしてそれが爆発してしまったら、 自分の責任として大変なことになりますから。 信号でも青->黄->赤と変化するように、 Calendarにあるモノは時間が経つと、勝手に予定日(黄色)から自分の責任(赤色)へと変化するのです。 放っておいたら自分の責任下に勝手にやってきます。危険です。

このゲームで生き残るにはこんな方針が必要になるでしょうか。

• 2分ルールで消せる爆弾はあまり考えずに消していく
• 爆弾を緑色の領域に放り込む
• 黄色の領域にある爆弾は、赤色からの距離を測定してチェック
• 赤色の領域にある爆弾はひたすら消し込む

シングルタスクに話をもどすと、あたりまえな方針になります。

• 2分ルールで処理できるものは余り考えずに処理する
• 他人にお願いしてWaiting forへ
• Calendarは、期日までの時間をチェックする
• Next actionsはひたすらこなす

こうして書いてみると、シングルタスクに対して非常に当たり前な方針を得ることができました。 退屈になったとき、 タスク管理を「他人と爆弾でジャグリング」と考えると、 ちょっとスリリングなひとときが過ごせるかもしれません。

GTDのフローチャートにある2つの階層

これも 前々回の GTDは選別するフィルター と同じで、参加した 「GTD勉強会@nagoya」nomicoさん×名古屋ライフハック研究会 で、nomicoさんとワークフローについてのディスカッションがあり、それから考えて自分なりに咀嚼したもの第3弾です。

GTDのフローチャートには2階層あります。 こんなかんじ。

中央下側にある "Process issue stage"と"Process single task stage"の2階層に分かれます。 プロジェクトレベルのものを扱うのか、next actionレベルのものを扱うのか、の違いです。

後半のProcess single task stageというのは、next actionレベルのシングルタスクを、 今終わらせる、待ちフォルダ行き、カレンダー行き、ネクストアクションリスト行き、 の4つのどれかに分類するサブルーチンだと考えることができます。

この分け方も、

• Trash
• Reference
• Someday/Maybe
• Project

と

• (Do it)
• Waiting for
• Calendar
• Next actions

に分けるという境界線の置き方は、 前回の 「存在自体の忘却に備えたリスト」と 「細々としたものを管理するリスト」 という分け方の結果と同じになります。

前回の話と無理矢理こじつければ、 細々としたものを余り考えずに判断・処理するために サブルーチンを使っている、と見ることもできます。 サブルーチンの定型処理で済ませられたら、楽になるはずです。 毎回新しいものとして処理せず、前に処理したことのある何かを参考に処理するのですから。

そうすれば、判断に要する注意の量の軽減も期待できるかもしれません。 また、それぞれの案件が全く別の処理をしているというわけではなく、 同一のワークフロー(特に狭い範囲では上記サブルーチン)を使い続けて処理することで この判断サブルーチンの練習ができるわけです。

GTDにある2種類のリスト

これも 前回の GTDは選別するフィルター と同じで、参加した 「GTD勉強会@nagoya」nomicoさん×名古屋ライフハック研究会 から考えて自分なりに咀嚼したもの第2弾です。

"フローチャートがどうしてああなっているのか?" を勉強会以降、特に気がついたら考えていて、手で描いたり描き直したりしていました。 そこから1つの視座を得るに至ったと思うので、メモします。

いきなり結論ですが、 「GTD再始動するなら Projects/ Waiting for/ Calendar/ NextAction リストの更新がオススメ」 は納得できる話だ、ということです。

GTDはリストを使った管理法でストレスマネジメントをしています。 言い換えると、注意に関して燃費の良い状態を維持するためのツールとしてリストを使っています。 では、扱う2種類のリストとは何か?

• 思い出すための呼び名から構成されるトリガーリスト
• 細かな(=1ステップの)シングルタスクをとりまとめるタスクリスト

この2つです。

1つめの種類に相当するのが

• Reference
• Someday/Maybe
• Projects

です。 これらの種類のりすとは「事柄の存在自体を忘れたとき」の不安に備えるためのリストです。 これらがあれば、最悪の場合、これから示す残りのリストが無くても、 リストを作り直して回すことができます。 なお、これら3つのリストが相手にする期間は2,3週間以上と長めになります。

対して2つめの種類のリストに相当するのが

• Waiting for
• Calendar
• NextAction

の3つのリストです。 これは、実際のシングルタスクを集めたいわゆる「タスクリスト」になります。 これらは「細々としすぎて、すべきタスクを頭の中で把握しきれない」という不安に備えるためのリストです。 すべきシングルタスクをかき集めてリストを書き記し、そのリストに従ってこなしていきます。 書いた後は、こなすしかありません。 せいぜいあるとしたら、コンテキスト毎に整頓することです。 これら3つのリストの時間的な範囲はは1,2週間、 カレンダーが1ヶ月以上もカバーするかもしれません。 ただ1つめのリスト達と比べると消費期限は短いはずです。

このように、「存在自体を忘れたとき」に対応するリストと 「細々として把握しきれない」に対応するリストがあるわけです。 ここで、先日聞いたことが関係します。 nomicoさんがオススメするGTDスターターキットは

• Projects
• Waiting for
• Calendar
• NextAction

で、 その4つのリストを更新(=完了した作業を削除して、新たに必要な作業を追加)することだそうです。

考えてみたらもっともな話です。 GTDの恩恵は「いろいろあってもうあっぷあっぷ」という状態を補助してくれるものだからです。 「いろいろあってもうあっぷあっぷ」というのは「やることが多すぎて訳が分からない」状態です。 その状態に対して「コントロールをとりもどそう」とするのがGTDです。 なら、片付けるべき最初のターゲットは、今ある細々とした多すぎるすべき事達です。 それらは短い時間で回さないと行けないので、シングルタスクに分解するとしても、 2つめの「タスクリスト」を整備して更新することに注力されるはずです。

例外としてProjectリストがありますが、 それはシングルアクションを結びつける紐の役割を果たすと考えることで理解できます。 プロジェクト名はタグという機能を果たしているからです。 タグ名で検索するとその関連情報が得られるように、 プロジェクト名で検索するとまとめられた情報が得られる(ように管理する)のです。 今でいうとtwitterのハッシュタグに相当するのでしょうか。

このように、

とりあえずGTD再始動するなら この4つのリスト更新しとけ!!

• Projects
• Waiting for
• Calendar
• NextAction

ということに、一定の納得できる解釈が見つけられました。 近視眼的には

Someday/Maybeなんて先のことだし、Referenceはまたいつか使うときでいいや。 必要になったら「~に関する情報を~に問い合わせる」というタスクでこなすし。

という考え方も理解できますので。 おつりが来ます。 まずはパンを。 それができた後で、全体が進むの方向をコントロールするために、

• Reference
• Someday/Maybe

リストの管理に着手することになります。 パンのみで生きないために。

このようにうだうだと理屈を考えて、納得できる理由を探すのは楽しいものです。 GTDの実践よりもGTD理論の解釈ばかりに走ってしまいそうになりますが。 考察できるならなんでもいいです。 実機テストするためにタスクをこなします。 手段のためには目的を選びません。

GTDは選別するフィルター

「nomicoさんが名古屋にやってきてGTDの話をするよ」 ということで参加してきました。 2010-09-18 Sat のことです。 それから約1週間ほど時間が経ち、少し落ち着いてきました。 そのとき受け取ったヒントをどうにかして文字として残しておきたい、と思い、キーボードを叩いています。 その後、自分がどう咀嚼して血肉にできているか、という記録です。 残念ながら、これは開催記録ではありません。

ある人が言っていました。

GTDはGet Things Doneであって、
Get Everything Doneじゃない。

何を使っても、全てをこなすことは難しい。 この言葉は、自分にはあてはまりそうです。

できないならどうするのか? 選ぶわけです。

例えば、あれもこれも欲しいが全ては買えない。 そんなとき僕は選ぶという行動をとるわけです。

• 物欲をチェック、身体が震えるほどだろうか?
• 必要かをチェック、ただ欲しいだけなのだろうか?
• 使いどころをチェック、買って実際に使えるだろうか?
• 見た目をチェック、ダサくて見る度に滅入らないだろうか?
• デザイナーをチェック、崇拝中のあの人だろうか?
• 出品者をチェック、評判は悪くないだろうか?
• 会社をチェック、ひいきにしてるところだろうか?
• 口コミをチェック、落とし穴はないだろうか?
• 色をチェック、景観を害さないだろうか?
• サイズをチェック、入るだろうか?
• 価格をチェック、買えるだろうか?
• お財布をチェック?

メールの返信でも同じ事です。

• メールマガジンは受信箱から「あとで読む」フォルダに自動的に移動。
• このキーワードを含むメールは「**関連」フォルダに自動的に移動。
• あのドメインからのメールは迷惑メールに指定、と。
• あの人からのメールは、赤の太字で表示。すぐに返信できるように。

受信箱に生き残ったメールから返信していきます。

これをタスク管理に当てはめると、 GTDの処理プロセスはその「選ぶ」という作業をサポートしてくれる道具となります。 仕事を進める時に使える、出来合いのフィルターなんです。 ある事柄に関して判断すること、これは仕事の一部分です。 その判断に割く時間・負担を少し分担できるとGTDは言います。 「判断ではフィルターを使って楽をしよう」と、そして「フィルターはGTDの既製品を利用しよう」という話です。

収集された「気になるもの」に対してこんなことをします。

• これは必要だろうか?必要じゃなければゴミでいいや。
• これは実行可能だろうか?無理なら資料に放り込もう。
• これはさしあたり今考えなくて良いだろうか?いいならSomeday/Maybeリストに書くだけにしよう。

このようにフィルタリングされて残った「気になること」は「処理が必要な気になるもの」になります。 処理というのは、自分か誰か何かの行動だったりするわけです。 「時間が過ぎるのを待つ」という行動も処理かもしれません。

では、必要な処理はなんだ? …と考える前に「面倒かどうか?」=「完了には複数ステップのタスクが必要か?」という魔の質問があります。 「面倒」だとProjectリストに書いて、それから「次する行動は何か?」を決めます。 「面倒じゃない=簡単=1ステップで完了する」場合だと、いきなり「次する行動は何か?」を決めます。 ここはゴニョゴニョするので、次回以降に回してスキップします。 とりあえず最終的に出てくるのは、「次する行動は何か?」という質問に対する回答である、「~する」という"次する行動"です。

さて、次する行動は何か? このシングルアクションについて、これからフィルタリングで分類します。

• 次の行動は、2分以内に終わるか?終わるなら今2分でやってここで終わらせてしまえ。
• 次の行動は、「待つ」だけか?「待つ」だけならWaiting forリストに登録して然るべき時まで忘れてしまえ。
• 次の行動は、期日があるか?期日があるならそれをカレンダーに書け。
• 残ったものは全部NextActionリストに放り込め。

処理プロセスは以上。

など意味不明のことを、GTDのワークフローは申しております。 そんな気がしてきました。

2010-05-22 Sat. 名古屋ライフハック×美崎栄一郎 アナログ＆デジタル仕事術 参加記録

毎回代わり映えのしないタイトルですが、相変わらずこれで。 参加記録というよりも、観察記録になってしまった気がします。

とうとう名古屋ライフハック研究会も8回目となりました。 今回のゲストは、美崎栄一郎さんでした。 50名前後の定員が満員となってました。 大人気ですね。 休憩中も美崎さんの著書にサインを待つ人の列が途切れませんでした。 本当に大人気ですね。 美崎さんはちゃんと休憩できてたんでしょうか?

さて、例によって今回のセミナーでも4つの目標を設定してました。 うち3つはセミナー内容から回答が得られ、残りの一つは「セミナーで得るものではない」と納得して、めでたく全て達成としました。 ということで、3つの目的について得たものをメモ。

• ノートの取り方
  • 極端な話、何でも良い
  • 目的のアウトプットをしやすいように
  • 続けやすい方法で
• アナログとデジタルに代表される手法の選択
  • やりやすい方でやれば良い
    • どちらが速いか
    • どちらが得意か
    • どちらが続けやすいか
• チャンスの拾い方
  • 相手の目的を予想して、相手が使いやすいようにこちらで調整する

あとは、 トレンドたまごの取材を受けた話についてやたらメモが残っています。 どうやらそこが興味のあったところなのでしょう。たぶん。 後は似顔絵の描き方とか。

一番面白かったのは、以下のような話をされたときでした。

「本に書いていることや、講演で話していることが普通過ぎる」とか言われても困る。 多くの人に話が通じるように、ごく一般的な内容にまで落とし込んでいるのだから。 自分が実際に使っている、特定の仕事、特定の環境での利用法をそのまま利用してもらえる訳がないのだから。

正直です。 身も蓋もないまでに正論です。 興味深かったのもありますが、この発言は気に入りました。

初めて美崎さんのセミナーに参加したのですが、 美崎さんは

今あるチャンスをできるだけ増やしたい。 そのために、周りの人を自分が知って、周りの人に自分を知ってもらって、 回ってきたチャンスを周りの人に返していきたい。

といった趣旨の願いを持っているそうです。 そして美崎さんのノート術・仕事術は全てこの目的・願いを達成するための 手段・ツールとしてしているとのことです。 どの手段・ツールを使うかといったら、

必要なことを、速く、楽に、永くできるもの

を選ぶようです。 理由は「続けられないと意味がないから=続けられないと効かないから」だそうです。

セミナーも終了し、今回も希望者10名によるライトニングトークがあったのですが、ここで美崎メソッド発動。 後で発表者それぞれに、発表に関するコメントを添えたオリジナルイラストを作って渡していました。 こんなものを受け取った日には、「忘れろ」という方が難しい。 セミナー前半で

人の記憶に記録する

と説明されていたことを、目の前で実践されてました。 言行が一致しています。

ここで注目すべきはその手際の良さです。 5分という短い発表時間中に、発表のポイントをつかみながら、スタンプを押し、発表者の似顔絵のイラストを描き、更に内容のコメントを付け加える必要があるので当然でしょう。 それだけの作業をさくさくとこなすのを見たら、何回も繰り返し行ってきたことを容易に想像させます。 継続されているんでしょうね。

また、カードを「サインをもらいに来た人達」だけに贈るのではなく、「発表をした人達」にも贈るところにも方針の一貫性が見られます。 美崎さんは「できるだけたくさんの人に覚えてもらいたい」という目的を達成しようとするために、 「場を共有している」という利点を最大限に利用しています。 アクセスできるチャンスを活かしてます。

イラストを贈るタイミングも、発表した直後=緊張した直後=記憶に残るとき、と効果的に使われています。 できるだけ多くの「カード渡した人」に覚えていて欲しい。 それが目的ならば、できるだけ多くの人にカードを渡し、できるだけ高いの割合で人に覚えてもらえるように渡し方をセッティングする。 そのように考えたとすれば、一つ一つの選択と行動が目的につながっています。 確認された行動が理に適っています。

と、いうことを考えながらイベントは終わり、懇親会へ。 今回の懇親会もも40名以上が参加するという大盛況ぶり。 混沌という名に相応しい懇親会だったと思います。 ある男の人は終わり頃には声がかれていて「一体なにをしたのか?」と思ってしまいました。 いつも通りのはしゃぎっぷりが心地よいです。 相変わらず楽しい集団でした。

当日 講演していただいた美崎さん、 そして参加していただいた皆さん、 お話しいただいた方々、ありがとうございました。

1日20時間で予定を立てる

本当に久しぶりにblogを更新しています。 この間にもいろいろ楽しいことが有りましたが、書いていませんね。

さて、最近自分で挑戦しているのは、

• 一日の予定を20時間に収めることができないか

ということです。 まぁ、タスクカテゴリとしては「生活」と「仕事」のみでの話なんですが。

こんな事をしようと思ったのは、タスクシュートもどきで一日の予定を見ていたら、 見積もりが30時間を超える日が連続したので、

これはどうにもならない 節約する方向では無理だ。0からもう一度必要なものを選び直そう。

と思ったからです。 タスクシュートもどきも、タスクの繰り返し機能を有していたので、 タスクが次から次へと増えていくという有様でした。 裁ききれるのならタスクは多いに越したことはないのですが、 残念ながら1日にタスクに割り振れる時間とエネルギーには限度がありますので。 このあたりの話のロジックは、家計の管理と似ているかもしれません。 あまりにも出費が多いのなら、少々の節約では焼け石に水です。 その場合は、再度「必要かどうか」で振り分け直さなければいけません。

で、どうして1日24時間じゃなくて20時間で タスクを収めようとしたのかといいますと、 これは予備時間として確保しておきたいからです。 24時間の8割が大体20時間というアバウトな計算です。 大体予定通りに物事はこなせませんし、突発でくるものもあります。 それらに対応するためにも必要なバッファーの時間、 そして、運良くそれらを消費し切らなければ、 本を読んだり、運動したり、勉強したり、スクリプトを改良したり と遊ぶ時間に費やせるわけです。 できればそんな時間を少し持ってから、床に就きたいと考えているところです。 寝る前に是非目を通しておきたい本が何冊かあるので、そういったことをしたい わけです。

本日やっと実験できそうで、今日のタスクを

• 睡眠
• 食事(朝食、昼食、夕食)
• 風呂

のみにして予定を組んだら、随分と時間が余るように見えてます。 それから必要な作業を一つ一つ選び出して追加しています。 (といった先から、昨日途中で終わったRapid Weekly Reviewが入っていますが)

ただ、平日にこんな試みはちょっと怖くてできません。 ということで、日曜の今日にちょと試しています。 今日はすでに突発で2つ用事がありましたが、それなりにこなせてますし、 休憩する時間をちゃんと確保できています。 少し試してみてうまくいったら、また平日バージョンにも適用して 自分の活動サイクルに合わせたギアの組み合わせを探したいところです。

日々のタスクに追われているような錯覚を覚えたとき、 ひょっとしたらこんな方法も悪くないのだろうな、と思います。

名古屋ライフハック研究会Vol.7 に参加しました

遅くなりましたが、先日 [2010-02-13]に参加してきました。 lifehacking.jp のmehoriさんが種をまいてくれて、それを育てて1周年ということです。 めでたいことです。

今回は シゴタノ！ の大橋さんにゲストスピーカーとしてお話しいただきました。 相変わらず時間に対する考え方（どこにどれだけつぎ込むか）が興味深いです。 大橋さんは去年にも一度トーカーとしてお越しいただいています。 そのときはシゴトハックというテーマで、今回は独り立ちツールの紹介というテーマです。

詳しいことは他の人がいっぱい書いているので、ここでは思ったこと、気がついたこと、後になって改めて考えてみて納得したことなどを書きたいと思います。 ま、自分のフィルターを通ったものしか書けないのですが。

まずは、人が多かったこと。 50人近く入れるはずの部屋が満員だったので、びっくりしました。 結構大きな部屋のはずなんですが、ぎゅうぎゅう詰め。 大橋さん効果ということになっています。 こんな会は今までなかったので、間違いなく「大橋さん」のおかげですね。

何をやったかというと、話としては、大雑把に

• どうして効率的に動きたいのか?
• 助けてくれるツールの紹介
  • Gmail
  • Evernote
• 質疑応答 (いっぱい時間があって良かった)
• ワーク「ライフハックをつくってみよう」
  • 「今一番やりたくない仕事は?」

ということです。

細かい話は（先ほどのとおり）おいといて、特に心に残ったことを2つ。

1. 何のために効率化するのか?
2. そのツールはあなたを助けるか?

二つとも質問という形で出されていました。 「効率化する目的の明確化すること」「ツールのメリットを把握すること」 とかいても良いはずなのに、「~するのか?」と質問形で書いてありました。 おかげで自分の問題として「自分の場合どうか?」ということを考えやすくなりました。 また、考えたときも、「この場合はOK。でもこっちだとあまり良くない」とか細かく駄目だし作業もできました。 いつだったか、シゴタノ！で本の内容や実践の仕方を質問形でまとめて改めて自分に問うている頃を思い出しました。 質問でくると、状況が違ってもまた自分で考えられますからね。 その視点の存在を意識できるだけで相当変わります。 質問でまとめる流れがシゴタノ！のどこで始まったのかを探すことができませんでした。 お時間のある方、 こんなところ をみていくと見つかるかもしれません。

何のために効率化するのか? なんのためにライフハックしているのか? (会の名前が「名古屋ライフハック研究会」ですからね。) 結局、それでなにをしたいのか? なぜなぜ5回と話が続いて、一つの答えが、「自分で満足したいから」というものでした。 異論はあるかもしれませんが、これは妥当な答えだと思います。

で、図らずも今回のLTでは10人中3人の人のテーマと合致もしくはニアピンだったんじゃないか?と思います。 そんな方々のLTの感想を紹介。

• stiloさん
  • 書籍紹介：4001の願い - The Wish List -
  • 自分がやりたいことは何か？を書いてみた。書いてみて分かったが、やりたいことへ向かってのタスクはこなしてなかった。
• 虹の父さん
  • 「書くこと」
    • 書籍紹介：魂の文章術
    • 書くことにより、自分と深く対話する。普段隠している、意識していない自分と向き合う。それによって、「自分が何を欲しているか?」「自分とはそもそも何か？」を知ることができる。
• しんりんさん
  • 価値観を重視したタスク管理Webサービス:check4lifeの紹介
  • 価値観とは、自分がどう生きたいか、どう死にたいか、残された人たちにどう語ってもらいたいかを決めるもの。その価値観をいつも目に入れながらタスク管理することによって、タスクに忙殺されない。ゴールに近づくためにタスクを効率よくこなす。

2つめの質問。 「このツールはあなたを助けるか？」。 これはガジェット好きにはなかなか堪える質問です。 やめられない嗜好品、例えば禁煙できない人、の認知的不協和を逆撫でする質問です。 新しいガジェット、新しいソフトがおもしろい。 それは結構。 ところで、それを使うとどうなるのか？ それで効率は上がるのか？効率だけじゃなくて、最終的なゴールへ近づいているのか？ スループットを出しているのか？ ということを、ごまかしたり言い訳する暇を与えずにに聞かれます。 即死します。 オプションもなくなっているので詰みます。

うろ覚えなのですが、質問には

• そのツールがあなたを助けますか?

それとも

• あなたがそのツールを助けますか?

ということが書いてありました。 どっちが主従か?という話ですね。 一時期自分はタスクリストの僕（むしろ奴隷?）になっていたので、耳が痛いです。 タスクリストが自分の僕であって、自分はタスクリストの主人である、はずなのに。 大事なところです。再チェック。

そして、最後。 カオスな懇親会も終了して、帰宅。 落ち着いてから受講後アンケートに入力していたのですが、そこでまた一つ助けられました。 アンケートの最後に「今回のセミナーの内容で質問はありますか?」という欄があったのです。 聞かれたからには、書かなければ。 質問がないというのは、自分で何も考えていない証拠です。 そんな信条があるので、あれこれ質問することを探すためにメモしたノートをひっくり返し、質問を書いては自分で解決・納得する->納得したら質問にならないな。中止。ということ四度。 それからやっと質問を書けました。 ずいぶんと時間と労力がかかりましたが、あのアンケートの質問のおかげで、そのテーマを自分でいじり回して、少しばかり考える＋実際に試してみることができました。 聞いて「良かった」だけじゃなくて、自分で疑問を探して自分の場合でどうやって解決するかをいじり回したのは良いことです。理解度が全く違います。と言えるといいなぁ、と願いながらこんな記事を書いています。

たくさんの方とお話しできました。それも楽しく。 また動いていこうという元気をもらいました。 あった皆さん、ありがとうございました。

Evernote 3.5 for windowsのメニューを英語表示で使う方法

Evernote 3.5 へアップグレードしたところ、メニューが日本語になっていてびっくりしました。で、慣れている英語メニューに戻そうとしました。

はじめに言っておきますが、公式な方法ではありません。 dllファイルを書き換えます。 当然ですが、dllの中身を見れていないので、Evernoteの機能として日本語専用の処理があった場合、それは使えなくなる可能性がないわけではないことを先に書いておきます。念のため。

以下の作業をしてどんなことになっても、僕は責任を持ちません。お約束の「自己責任」で。 それでもよければどうぞ。

方法

まずは概要を。分かる人はこれだけで十分でしょう。 (Evernote.exeをインストールしたディレクトリ)\ja-JP\Evernote.resources.dll のファイル名を変更します。 名前を変更することで、Evernote側から見つけられないようにします。 削除してもいいんでしょうが、「やっぱり日本語がいい」と思ったときにはファイル名を元に戻して再起動すればOKでしょう。

もう少し丁寧な説明を。 通常evernoteをインストールした(Evernote.exeが ある)ディレクトリはデフォルトのままであれば(特に変更しなければ)、 c:\program files\Evernote\Evernote3.5\ のはずです。 そこにはEvernote.exeがあるはずです。 あれば安心してください。 そのフォルダです。

同じディレクトリにja-JPというディレクトリがあります。 そしてそのja-JPというフォルダの中にはEvernote.resources.dllというdllファイルがあります。 このファイルの名前を変更します。 たとえば、Evernote.resources.dll_orgとでもしておきましょうか。 拡張子も変わりますが、使わないのでかまいません。

ファイル名を変更したら、Evernote 3.5を再起動させましょう。 メニューが英語表示になっていますか？やりましたね。おめでとう！

もし「やっぱり日本語メニューが良い！」と思ったときは、 Evernote.resources.dll_org を Evernote.resources.dll へとファイル名を変更して、Evernoteを再起動させましょう。 日本語メニューに戻るはずです。

メニュー言語変更に伴う影響

上記のメニュー言語変更作業を行うことで、ツール(Tools)-オプション(Options)-スペリング(Spelling)でのチェック画面が変わっていると思います。 再設定しくださいね。 ちなみに日本語のスペリングチェックは選択できなくなります。 日本語メニュー表示していたときは、「日本語スペルチェック」を選択することができたのです。

思ったこと

どうやらEvernoteはメニュー表示言語を以下の順番で選択しているように思えます。

1. システムで設定された言語
2. 英語(最悪の場合)

if elseとか switch defaultとかな話です。 僕のPCは日本語を言語として設定しているので、Evernoteはそれを確認して日本語メニューを表示するja-JPフォルダのdllを選択することにしたのだと思います。 それも見つからなければデフォルトの英語を選択するのでしょう。 今回はそういう処理を想定して作業しています。

後は日本語のスペルチェックというのは、たぶんありません。 ありませんというか、現在機能していません。 スクリプトもしくは変換テーブルを書いたファイルがないのですから。

万が一、この改造をして上手く表示できなくなってしまったら、Evernoteをアンインストール&再インストールしてしまえば済む話です。 サーバ側にデータがあるとこんなときは便利です。

ver. 3.5の日本語メニュー表示から(ver. 3.1でもあった)英語メニュー表示への回帰というのは、 変化を嫌う行動のひとつなのかもしれません。

シゴタノ！スイッチVol.1での記録

2010-01-16 Sat. 名古屋でのセミナー「シゴタノ！スイッチVol.1　タスク管理を改める」 に参加しました。今回は15,6人程度と参加人数も多すぎることなく、セミナー中は大橋さんの表情すら見える、キーボードを打つ指の動きすら見える、そんな距離感で受講することができました。ここまでよい環境とは、ちょっと想像していませんでした。よく見られたのだから、抽出して真似をしなければもったいない。また参加人数がそれほど多くもなかったことも幸いしてか、最初に参加者全員から「今回受講の動機」をうかがうこともできました。おかげで、その後の質疑応答でも「他の方々の興味からもそれほど外れていないよな？自分だけ暴走していないよな？」と考えながら質問することができました。はじめの動機発表がなければまず質問できなかったでしょうね。

今回のセミナーでは、筋力トレーニング(ウェイトトレーニング)を例にした説明のいくつかがとても良く納得できる比喩でした。僕の頭にはこんな風に解釈されて残りました。

トレーニング方法(ツール)を変えるだけじゃだめだ！自分にあったトレーニング方法を選ばないと！今の自分の体力を把握できているか？ 100kgよりも150kgのベンチプレスを上げられるに越したことはない。ところで、君はそのトレーニングに耐えられるだけの体を準備しているのか？準備もないままトレーニングメニューを変えただけでは、トレーニングは実を結ばないぞ。

ジャンル「理論系運動部」によくマッチするかと。対する受験勉強のメタファーは、経験者も多そうで、比喩として使いやすそうな印象でした。どちらも示唆するところ多い、経験したことの視点をこれからの問題にシフトさせてくれる有用な比喩でした。

ところで、本セミナーに参加するにあたって以下の3つを目標として臨みました。

1. 目標へのステップの作り方を学ぶ
2. タスク管理の習慣を軌道に乗せるためにかかった試行錯誤の時間を質問する
3. タイマーの使い方を抽出して真似る

目標それぞれへ、以下のことを得ました。

1. セミナーのコア：注意と抵抗をコントロールする+そのワーク、5分間仕事術
2. 返答「なんでそんな質問するの？失敗なんて1回もないよ。毎回得るものがあるから」
3. 時間をセットしてスタートボタンを押してました。気が進まないから、とりあえず5分だけ。

まぁ、なんというんですか。今回参加した動機への、セミナー中に必要な行動を全ておこせたということにします。あとは、セミナー後に何を行動するかということですね。まず朝のワークを再開しました。それと、タイマーを使ってとりあえず5分作業してみてます。まだまだガタン！と止まってしまう道ではありますが、少しだけ3cmだけ進めたりするものもあります。そういえばセミナー後にも「朝のワークやってますか？」とフォローのメールが来たりして、細やかな対応です。助かります。

帰ってきてから自分のブログを見返してみたのですが、いや、りっぱなこをと書いてあります。読んだ本人が(書いた本人のはずなんですが)びっくりします。「知る者は言わず、言う者は知らず」という言葉を思い出しドキっとしますが、まぁ、言い出さないと自分のダメなところも見えてさえきません。という言い訳をしながら今日は書きました。

会では自分の見方の偏り具合を(きっとたくさん)指摘されて、いくつかは気づけたような気がします。それはまたおいおい書きたいと思います。お話してくれたみなさん、ありがとうございました。

必要？それとも欲しい？

年末からちくちく（大掃除的な）掃除をしています。 掃除していると

あ、こんなのあったのか・・・

というものがザクザクと出てきました。 ここ１年どころではない、ここ数年記憶にもあがってこない品物たちでした。 まるまる一部屋分の荷物を撤去したのですが、まだ本丸には届かず。 なかなか手ごわい連中が立ちはだかっています。

そんな中、用あって本屋さんに行ってきました。 面白い本も見つけて「これは！」と思ったのですが、そこではたと動きを止めました。

これ買ったら、どこに置くんだろう?いつ読むんだろう?

ついでに言えば、「実用書なら、いつ内容を行動に移すんだろう?」と考えて、放置することにしました。

現状では新たな行動パターンをアドオンするのは難しい。やるのは好ましいのだろうけれども、今の自分は必要としていない。

ということを考えて、事前にリストアップしておいた必要なものだけかって帰りました。 おかげで部屋の荷物は増えずに済みました。 本屋にて「それは必要か?」という思考にいたれたことについて満足しました。

あいかわらず、今日もゴミ箱にモノを捨てています。 まぁ、確かに、なくても生きていけそうです。特に困ることもなく。 同じように、常に最新の情報を収集しなくても生きていけそうです。特に困ることもなく。